Organizzare un evento aziendale: ecco cosa sapere

Anche nell’era digitale che viviamo da tempo, gli eventi rappresentano, soprattutto per le aziende, dei preziosi alleati del business. I motivi sono diversi: durante gli eventi si può fare networking, ma anche rimarcare l’unicità del proprio brand offrendo all’utenza a cui ci si rivolge un’esperienza di rilievo che coinvolga l’aspetto sensoriale attraverso i colori, i sapori dei piatti del catering, i dettagli dell’allestimento.

Quali sono i consigli per organizzarne uno di successo? Nelle prossime righe di questo articolo, abbiamo selezionato alcuni suggerimenti.

Definisci gli obiettivi

Come in tutti i casi, quando si parla di azioni di comunicazione e marketing per la propria azienda bisogna definire degli obiettivi. Sotto al cappello degli eventi, è possibile includerne diversi.

Si può organizzare un evento per un lancio di prodotto, ma anche per consolidare la propria brand awareness o per finalità formative. A seconda della decisione in merito, si definiranno poi, in un’ottica sartoriale, i successivi dettagli.

Non trascurare il budget

Un aspetto indubbiamente cruciale quando si parla di eventi aziendali e della macchina organizzativa che c’è dietro riguarda il budget. Definirlo prima di contattare i vari fornitori è basilare. Se dovessero esserci dei problemi, si può poi limare in vari punti. Qualche esempio? Nei casi in cui sono previsti degli allestimenti floreali, scegliere piante di stagione può aiutare tantissimo a risparmiare.

Predisponi una postazione social

Oggi come oggi, è impensabile parlare di eventi aziendali senza considerare anche la comunicazione social. Non bisogna infatti dimenticare che quello che va in scena trascende i confini fisici della location: Facebook e Instagram in particolare sono dei palcoscenici dove è fondamentale raccontare i dettagli più importanti dell’evento, senza trascurare la qualità delle foto e l’impatto dei cosiddetti sound bites, ossia frasi o espressioni in grado di esemplificare nella maniera più immediata possibile il focus del discorso di un relatore o i punti forti della carriera di un professionista.

Rivolgiti a una realtà specializzata

Gli eventi aziendali possono rivelarsi dei driver straordinari per il successo di un business. Come è chiaro da queste righe, organizzarli implica un impegno non indifferente. Per questo, può essere utile rivolgersi a un’agenzia specializzata.

Come sceglierla? A prescindere dal fatto che si parli di un’agenzia eventi Roma o di una realtà che opera in un’altra città, esistono diversi criteri che è utile prendere in esame. Ecco quali sono:

• Specializzazione: il mercato degli eventi è uno dei più felici esempi di come, al giorno d’oggi, focalizzarsi su una nicchia paghi tantissimo. Rivolgersi a una realtà specializzata nell’organizzazione di eventi in un determinato settore è la scelta giusta per offrire il meglio al proprio target su tutto, dalla preparazione del team di accoglienza fino ai testi scelti per i totem e per i contenuti proiettati in video.
• Presenza di un project manager: come sopra specificato, un evento aziendale di successo è il risultato di un processo di organizzazione sartoriale. Alla luce di ciò, è opportuno che l’agenzia metta a disposizione un project manager dedicato, pronto a prendere per mano l’azienda dal briefing fino al follow up.
• Contenuti social: prima di fare la scelta definitiva in merito all’agenzia di eventi a cui rivolgersi, una buona idea prevede il fatto di passare in rassegna i contenuti social. Soprattutto quelli su Instagram, piattaforma dove domina l’efficacia visiva, sono un ottimo biglietto da visita per capire l’impatto degli allestimenti.
• Continuità del rapporto con i clienti: se, dando un’occhiata al sito o ai social dell’agenzia, si nota una continuità nel rapporto con determinati clienti, significa che, molto probabilmente, la realtà è in grado di interpretare in maniera soddisfacente le richieste delle aziende che la scelgono e di organizzare eventi di vero successo.